Dois-je la configurer moi-même, ou est-ce clé en main ?

La configuration est faite pour vous. Gavion configure, connecte et gère Gala : calendrier, CRM, numéro de téléphone et outils comptables. La part qui vous revient est la validation : vous confirmez la base de connaissances, vos services, vos tarifs et votre politique d'urgence, et vous relisez les premières semaines. Nommez la personne responsable avant de commencer.

Combien de temps prend l'implantation ?

L'essentiel du délai n'est pas technique. C'est le temps de bâtir et de valider votre base de connaissances : services, prix, zones, règles d'urgence, ce que Gala a le droit de dire. Nous montons cette base à partir de votre site, de vos fiches et des registres publics, puis vous la validez ligne par ligne. Le branchement téléphonique, lui, est rapide.

Puis-je importer ma liste de clients existante ?

Oui. On connecte Gala à votre CRM ou on importe votre liste de clients lors de la configuration, pour qu'elle reconnaisse les clients existants et garde leurs dossiers à jour automatiquement.

Comment Gala entre en service : configurée pour vous, en une semaine environ

Gavion configure Gala pour vous. Vous n'avez rien à bâtir, rien à installer et aucun matériel à acheter. Un lancement prend généralement une semaine environ.

L'essentiel de cette semaine n'est pas technique. C'est le temps de bâtir et de valider la base de connaissances à partir de laquelle Gala répond. Le branchement téléphonique est rapide, et vous gardez le numéro que vos clients appellent déjà.

Les cinq étapes, du premier appel à la ligne en service

Appel de découverte. Nous regardons comment votre entreprise fonctionne aujourd'hui : les appels qui entrent, le travail qui s'accumule derrière, vos outils et ce que vous voulez confier à Gala. Rien n'est encore configuré. Le but est de s'entendre sur le mandat.
Base de connaissances et configuration guidée. Nous montons votre base de connaissances à partir de votre site, de vos fiches et des registres publics : services, prix, territoires, règles d'urgence et ce que Gala a le droit de dire. Nous branchons votre agenda et votre CRM, ou nous importons votre liste de clients.
Votre validation. Nous vous remettons un document de validation qui signale les contradictions et les informations manquantes. Vous le corrigez une fois, ligne par ligne. C'est ensuite ce document qui fait foi pour toutes les réponses de Gala.
Tests et mise en service. Nous testons de vrais scénarios avec vous, des appels en direct à la prise de rendez-vous, et ajustons l'accueil, le ton et les règles. Puis vos appels sont renvoyés vers Gala, et elle commence à répondre.
Les premières semaines et les ajustements continus. Vous passez en revue les premières semaines d'appels. Nous continuons d'ajuster Gala à mesure que votre entreprise évolue, avec un soutien 24/7 et une équipe bilingue établie au Québec.

Pourquoi ça prend une semaine environ, et ce qui fixe le rythme

La partie téléphonique se fait vite. Ce qui prend du temps, c'est de mettre votre entreprise sur papier, sous une forme dont Gala peut se servir pour répondre sans deviner.

Vous n'entraînez pas Gala au sens technique. Vous lui fournissez une base de connaissances validée : vos services, vos tarifs, vos territoires, votre politique d'urgence et votre façon de nommer les choses. Nous la rédigeons, vous la corrigez, et c'est cette version que Gala utilise.

Le rythme dépend donc d'une personne chez vous : celle qui valide la base de connaissances. Désignez-la avant de commencer, pas après. Quand elle retourne le document de validation rapidement, la semaine raccourcit.

Ce que nous faisons, et ce qui vous revient

La configuration est faite pour vous. Gavion configure, connecte et gère Gala. La part qui vous revient, c'est la validation, parce que personne ne connaît vos prix et vos règles d'urgence mieux que vous.

Nous faisons : l'appel de découverte, la première version de la base de connaissances, les branchements à l'agenda et au CRM, le renvoi d'appels, les tests et les ajustements.
Vous : confirmer vos services, vos tarifs et votre politique d'urgence, puis passer en revue les premières semaines d'appels.
Vos techniciens : presque rien ne change. Ils reçoivent leurs affectations comme avant.

Votre numéro, votre liste de clients, vos outils

Vous gardez votre numéro d'affaires actuel. Gala fonctionne grâce à un simple renvoi d'appel, donc vos clients continuent d'appeler le numéro qu'ils connaissent. Nous le configurons avec vous pendant la mise en place.

Votre liste de clients est transférée, elle aussi. Nous connectons Gala à votre CRM ou nous importons votre liste pendant la configuration, pour qu'elle reconnaisse vos clients existants et garde leurs dossiers à jour.

La prise de rendez-vous s'intègre nativement à Google Agenda et à Microsoft Outlook. Si un autre outil a une API ou un webhook, nous pouvons généralement le brancher, et les intégrations sur mesure font partie de chaque mise en place. Rien n'est remplacé : les rendez-vous et les notes d'appel arrivent dans les outils que votre équipe utilise déjà.

Ce que vous décidez avant le lancement

Vous fixez ce que Gala dit, y compris ce qu'elle n'a pas le droit de dire. Ces garde-fous comptent autant que les réponses elles-mêmes.

Le message d'accueil et le ton.
Les questions de qualification que Gala pose avant de prendre un rendez-vous ou un message.
Les limites : pas de prix ferme, pas d'engagement de délai, pas de conseil technique hors périmètre.
Ce qui compte comme une urgence, et à qui l'appel est transféré dans ce cas.

Ce dont vous n'avez pas besoin

Il n'y a rien à installer ni aucun matériel à acheter. Aucuns frais d'installation, peu importe le forfait.

Gala est hébergée. Les appels arrivent par le réseau téléphonique et sont traités sur nos serveurs. Rien ne dépend de la connexion de votre bureau ni d'un ordinateur allumé. Vous avez besoin d'Internet ou de données mobiles seulement pour consulter le tableau de bord et vos messages.

Après le lancement : le premier mois, puis chaque trimestre

Commencez par les appels entrants, pas par tout en même temps. Écoutez ensuite les enregistrements du premier mois. C'est là que vous repérez les questions de vos clients auxquelles personne n'avait pensé. Chacune devient une ligne de la base de connaissances.

Après, le risque, c'est une base de connaissances qui n'est plus à jour. Les prix changent, un service est abandonné, un territoire s'ajoute, et personne ne le dit à l'outil. Une revue de 30 minutes chaque trimestre l'évite. Nous continuons d'ajuster entre les revues, et le soutien est là 24/7.

Questions sur la mise en place

Dois-je la configurer moi-même, ou est-ce clé en main ?: La configuration est faite pour vous. Gavion configure, connecte et gère Gala : calendrier, CRM, numéro de téléphone et outils comptables. La part qui vous revient est la validation : vous confirmez la base de connaissances, vos services, vos tarifs et votre politique d'urgence, et vous relisez les premières semaines. Nommez la personne responsable avant de commencer.
Combien de temps prend l'implantation ?: L'essentiel du délai n'est pas technique. C'est le temps de bâtir et de valider votre base de connaissances : services, prix, zones, règles d'urgence, ce que Gala a le droit de dire. Nous montons cette base à partir de votre site, de vos fiches et des registres publics, puis vous la validez ligne par ligne. Le branchement téléphonique, lui, est rapide.
Puis-je garder mon numéro d'affaires actuel ?: Oui. Gala fonctionne avec votre numéro actuel grâce à un simple renvoi d'appel, donc vos clients continuent d'appeler le numéro qu'ils connaissent déjà. On configure ça avec vous lors de la mise en place.
Puis-je importer ma liste de clients existante ?: Oui. On connecte Gala à votre CRM ou on importe votre liste de clients lors de la configuration, pour qu'elle reconnaisse les clients existants et garde leurs dossiers à jour automatiquement.

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